¿Cuánto tiempo debe el empleador conservar la información laboral de sus trabajadores?
Por: Área de Derecho Laboral. Consultorio Jurídico, Universidad de Ibagué. Recientemente el tema fue abordado por la Sala Laboral de la Corte Suprema de Justicia, estableciendo que es un deber de los empleadores conservar la información laboral de sus empleados, de manera indefinida, lo cual representa una garantía para los trabajadores en virtud de las futuras necesidades que pueden requerir de su ex empleador.
En sentencia CSJ SL4333-2021, la Sala de Casación de la Corte Suprema de Justicia, expuso que se requirió a la parte pasiva del conflicto para que entregará información laboral de los últimos 15 años de unos trabajadores. La empresa entregó parcialmente la información requerida; sin embargo, según mencionó la Corte en ese momento, “es insuficiente y para la Corte no es atendible la razón que esgrime de no poder recuperar la información de su personal”.
En línea de lo anterior, la Corte enfatizó en la importancia de preservar la información laboral de los trabajadores. Máxime cuando este archivo, permite que los empleados puedan ejercer plenamente sus derechos, entre ellos el acceso a la administración de justicia.
Ahora bien, pueden existir circunstancias de fuerza mayor que imposibiliten el acceso a la información (específicamente cuando únicamente hay archivo físico), es por esto que, se hizo la recomendación general a las empresas y empleadores en general, para que hagan uso de herramientas tecnológicas, con el fin de garantizar un archivo optimizado y accesible para la empresa y trabajadores; durante y después de la culminación de su relación laboral.
Así mismo, se aclaró en la providencia que, en caso de no contar con la información, el empleador está en la obligación de reconstruirla ya que, de ser requerido por una autoridad judicial para aportarla y no dar cumplimiento a esta orden, puede ser sujeto de sanciones.Área Derecho Laboral. Consultorio Jurídico y Centro de Conciliación. Universidad de Ibagué.
En sentencia CSJ SL4333-2021, la Sala de Casación de la Corte Suprema de Justicia, expuso que se requirió a la parte pasiva del conflicto para que entregará información laboral de los últimos 15 años de unos trabajadores. La empresa entregó parcialmente la información requerida; sin embargo, según mencionó la Corte en ese momento, “es insuficiente y para la Corte no es atendible la razón que esgrime de no poder recuperar la información de su personal”.
En línea de lo anterior, la Corte enfatizó en la importancia de preservar la información laboral de los trabajadores. Máxime cuando este archivo, permite que los empleados puedan ejercer plenamente sus derechos, entre ellos el acceso a la administración de justicia.
Ahora bien, pueden existir circunstancias de fuerza mayor que imposibiliten el acceso a la información (específicamente cuando únicamente hay archivo físico), es por esto que, se hizo la recomendación general a las empresas y empleadores en general, para que hagan uso de herramientas tecnológicas, con el fin de garantizar un archivo optimizado y accesible para la empresa y trabajadores; durante y después de la culminación de su relación laboral.
Así mismo, se aclaró en la providencia que, en caso de no contar con la información, el empleador está en la obligación de reconstruirla ya que, de ser requerido por una autoridad judicial para aportarla y no dar cumplimiento a esta orden, puede ser sujeto de sanciones.Área Derecho Laboral. Consultorio Jurídico y Centro de Conciliación. Universidad de Ibagué.
